忽然想起刘敏的话：“等材料齐了再说。”
如果她先准备好材料呢？不是完整的会议材料，那不可能，她连会议时间都没定，议程都没确定，各部门怎么可能提供材料？
但如果是一个初步的、框架性的东西呢？
比如，她可以先草拟一个会议议程草案。不需要很详细，只要有个框架，有时间、地点、主要议题。然后，她可以把这个草案发给各部门的助理，请他们确认时间，并请他们准备相关材料。
这样，她就不再是“空口白牙”地去协调时间，而是带着一个具体的、可视的东西去沟通。虽然这个东西很简单，虽然她依然是个小助理，但至少，她拿出了“工作成果”。
这个念头让张艳红精神一振。她快速喝完水，回到工位。
打开电脑，找到苏晴发来的会议议程模板。模板很复杂，有很多她看不懂的部分：议题背景、讨论要点、预期成果、行动计划
她不需要那么复杂。她只需要一个最简单的框架：会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题。
她新建一个文档，开始敲字：
会议主题：新产品线市场调研启动会
时间：下周三上午(具体时间待定)
地点：待定(需预订满足视频会议要求的会议室)
参会人员：市场部陈明总、研发部李伟总、生产部王建国总、财务部赵静总、及相关业务骨干
主要议题：
1.市场部汇报初步调研结果及市场机会分析(30分钟)
2.研发部介绍技术可行性及初步方案(30分钟)
3.生产部评估产能及生产周期(20分钟)
4.财务部提供成本估算及投资回报分析(20分钟)
5.讨论与决策(20分钟)
她写得很慢，很仔细，尽量让语言简洁、专业。写完后，她又检查了几遍，修改了几个措辞。
然后，她打开公司通讯录，找到四个部门总监助理的联系方式——不是分机号，是邮箱地址。她要发邮件，而不是打电话。
在邮件里，她可以更从容地表达，可以附上议程草案，可以避免结结巴巴的尴尬，可以避免被直接挂断电话的难堪。
她新建一封邮件，收件人填上四个助理的邮箱，抄送苏晴。主题写：“会议协调新产品线市场调研启动会议程草案，请确认时间”。